مقدمه

واژه‌ «دفتر» كه بعضي آن را عربي دانسته‌اند (خفاجي در شفاءالخليل و فيُّومي در مصباح‌المنير به نقل زَبِيدي در تاج‌العروس 309/3) و بعضي آن را يوناني و بعضي ديگر فارسي دانسته‌اند (حاشيه برهان قاطع، چاپ معين 70/2) در اصل به معناي دسته‌اي از كاغذ به هم پيوسته يا صورت ريز محاسبات است.واژه مركب دفترخانه پيش از آن كه به معناي مؤسسه‌اي كه موضوع اين بحث است به كار رود، در عهد صفويه و تا اوايل دوره‌ي قاجار، بر آن بخش از دستگاه دولت يا «ديوان» كه متصدي ثبت دخل و خرج دولت بوده است (= اداره بودجه؟) اطلاق مي‌شده است. در فرمان‌هايي كه براي اعطاي اقطاعات و يا مستمري و يا معافيت مالياتي از طرف پادشاه صادر مي‌شده، مكرر به همين معناي مذكور استعمال شده است. مثلاً «... و صاحب جمعان و كُتّاب «دفترخانه» صورت رقم مبارك را در دفاتر لازمه ثبت و هر ساله رقم مجدد مطالبه ننمايند (ص 55 تذكره محمدرضا برنابادي، چاپ فاكسيميله، مسكو، 1984)».بيش از پنجاه سال است كه كلمات «دفتر» يا «دفترخانه» يا «دفتر اسناد رسمي» كه گاه به طور اختصار يا اضافه به نام متصدي و يا شماره اختصاصي آن «دفتر x» يا «دفتر 25» گفته مي‌شود، مؤسسه‌اي وابسته به دولت است كه رسماً تنظيم و ثبت اسناد معاملات و قراردادها اعم از عقود و ايقاعات در آن انجام مي‌شود.گرچه اطلاق و انصراف كلي اين كلمه «دفتر اسناد رسمي» بيشتر به دفترخانه‌اي است كه اسناد معاملات املاك منقول و غيرمنقول و معاملات و وصيت‌نامه و وكالت‌نامه و هر قرارداد رسمي ديگري كه مفاد آن سند مخالفتي با قوانين موضوعه شرعي و عرفي نداشته باشد در آن ثبت و تسجيل  مي‌شود، ولي چون اسناد ازدواج و طلاقي كه در دفترخانه‌هايي كه صلاحيت متصديان آنها فقط ثبت وقايع ازدواج و طلاق است نيز اسنادي رسمي به شمار مي‌رود، به آن دفترخانه‌ها نيز دفترخانه يا دفتر اسناد رسمي گفته مي‌شود.غالباً در محاورات و مكاتبات غيررسمي و گاه در مكاتبات رسمي، از دفتر اسناد رسمي (اسناد معاملات و ازدواج و طلاق) به «محضر» تعبير مي‌شود، و اين از آن جهت است كه از قديم‌الايام تمام وظايفي را كه اكنون دفاتر اسناد رسمي به عهده دارند، جزو وظايف و صلاحيت‌هاي كلي «محاضر شرع» بوده است، زيرا تا پيش از تأسيس «عدليه جديد» كه در اواخر دوران قاجار بود، رسيدگي به كليه دعاوي و مرافعات و تنظيم و تسجيل اسناد عقود و ايقاعات و معاهدات در اختيار فقها وعلماي ديني بوده است و هر يك از اين فقها كه يا از طرف پادشاه منصوب مي‌شده يا به مناسبت حسن شهرت بلامعارضي كه در علم و تقوا و هوشمندي مي‌داشته خود به خود مرجع قضايا و حل و فصل دعاوي قرار مي‌گرفته است، «صاحب محضر» خوانده مي‌شد و محل و يا جلسات رسيدگي در حضور او تشكيل مي‌شده «محضر» مي‌ناميدند و حتي در دوران اوليه «مشروطيت» نيز بر اين محاكم، محضر اطلاق شده است و همين لفظ در قانون مصوب 27 اسد (مرداد) 1301، مربوط به رسيدگي به شكايات از احكام صادره از «محاضر» شرع به كار رفته است.البته در طول بيش از چهارده قرن تاريخ اسلام و ايران، واژه محضر مجازاً به معاني ديگري چون: استشهاد و ورقه شهادت‌نامه‌اي كه به تصديق و امضاي گروهي رسيده باشد و يا به «قرار»ها و گاه به «احكام» و «تصديق‌نامه»هايي كه حكام شرع مشعر بر ثبوت يا سلب حقي و يا رد و قبول امر مورد ادعايي صادر مي‌كردند، استعمال مي‌شده است، مثلاً فردوسي و بيهقي و خاقاني آن را به معني استشهادنامه و گواهي‌نامه رسمي به كار برده‌اند:...